Polityka prywatności | Dieta 1:1 by Cambridge

Polityka prywatności

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Hol-Trade Sp. z o.o. z siedzibą w Lesznowoli 05-506, ul. Jedności 10A.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 art. 6 ust 1 pkt a,b,c,f oraz art. 9 ust. 2 lit. a, b.

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna
DOTYCZY WWW
Przesyłanie powiadomień email	• nazwa użytkownika, • imię i nazwisko • adres e-mail	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie klienta o czynnościach związanych z realizacją usługi oraz o realizacji usługi dietetycznej.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	• imię i nazwisko • adres e-mail, •adres użytkownika, ewentualnie adres do doręczeń — jeżeli zostanie podany, • przedmiot sprawy • nr zamówienia	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami.
Cel analityczny	• data i godzina odwiedzin strony • rodzaj systemu operacyjnego • przybliżona lokalizacja • rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony • odwiedzone podstrony • źródło odwiedzin	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie aktywności użytkowników na stronie internetowej.
Wykorzystanie cookies	• informacje zawarte w plikach cookies	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, w tym przypadku przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies.
DOTYCZY REKRUTACJI KONTRAHENTA (KONSULTANTA)
Przeszkolenie osoby chętnej do współpracy w ramach Konsultanta z zasad stosowania produktów Diety 1:1 by Cambridge Weight Plan	• imię i nazwisko • nr telefonu • email	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, w tym wypadku będzie to szkolenia na Konsultanta Diety 1:1 by Cambridge Weight Plan.
Podpisanie umowy o współpracy	• nazwa działalności • imię i nazwisko • nr telefonu • email • NIP • KRS • adres zamieszkania • adres do doręczeń • miejsce prowadzenia działalności	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, w tym wypadku będzie to podpisanie umowy.
Wystawienie faktury i spełnienie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego	• nazwa działalności • imię i nazwisko • adres prowadzenia działalności • adres do doręczeń • numer identyfikacyjny zamówienia • numer faktury	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala na przetwarzanie danych niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Wystawienie dokumentu o nazwie WZ (Wydanie Zewnętrzne)	• nazwa działalności • imię i nazwisko • nr telefonu • email • adres odbiorcy • adres do doręczeń (jeśli inny niż adres odbiorcy)	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest realizacja złożonego zamówienia.
Wystawienie listu przewozowego (kurier UPS)	• nazwa działalności • imię i nazwisko • nr telefonu • email • adres/y do doręczeń	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest realizacja wysyłki złożonego zamówienia.
Przesyłanie powiadomień email	• imię i nazwisko • adres e-mail	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie Konsultanta o aktualnościach związanych z bieżącą współpracą.
Przekazywanie Twoich danych kontaktowych potencjalnemu klientowi	• imię i nazwisko • telefon • email • miejsce prowadzenia konsultacji	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Spółka realizuje swój prawnie uzasadniony interes, w tym przypadku interesem Spółki jest pomoc Konsultantom w rozwoju ich biznesu.
Składanie zamówienia (kontrahent)	• imię i nazwisko • nazwa firmy i NIP • adres rozliczeniowy • adres do wysyłki • nr zamówienia • nr telefonu • metoda płatności	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala nam na realizację naszego uzasadnionego interesu, jaki w tym przypadku stanowi realizacja Twojego zamówienia.
Założenie konta Konsultanta na www.dieta1-1.pl lub wypełnienie formularza zgłoszeniowego	• imię i nazwisko • telefon • email • hasło • numer telefonu, • miejsce zamieszkania (miasto, województwo)	Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.
Publikacja Twojego wizerunku wraz z przygotowanym przez Ciebie opisem Twojej działalności w wyszukiwarce Konsultantów na www.dieta1-1.pl	• zdjęcie (wizerunek) • imię i nazwisko • adres e-mail • nr telefonu • opis Twojej działalności/historii • miejscowości, w których konsultujesz lub ewentualnie adres Twojego lokalu usługowego	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala nam na realizację naszego uzasadnionego interesu, jaki w tym wypadku stanowi kontakt z Tobą w celu wyjaśnienia bieżących spraw związanych ze współpracą.
DOTYCZY REKRUTACJI PRACOWNIKA
Rekrutacja pracowników	• imię i nazwisko • nr telefonu • adres e-mail • wizerunek • data urodzenia • ścieżka edukacji • dotychczasowe doświadczenie zawodowe	Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda.
DOTYCZY ZATRUDNIENIA PRACOWNIKÓW
Zarządzanie pracownikami	imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do korespondencji, miejsce urodzenia, data urodzenia, email, telefon, stan cywilny, dane o wykształceniu, o stażu pracy, o uprawnieniach zawodowych, fotografia z wizerunkiem, nr konta bankowego do wypłaty wynagrodzenia, PESEL, kwota wynagrodzenia, potrącenia (składki związkowe, zajęcia komornicze itp.), urlopy, dane rodziny pracownika w niezbędnym zakresie, takie jak np. dot. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, imiona i nazwiska rodziców (zgodnie z Dz. U. z 2018 r., poz. 108 w szczeg. art. 22 (Kodeks Pracy)	art. 6 ust. 1 lit. a, c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b, czyli 1. przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. 2. wykonania obowiązków wynikających z prawa pracy lub zawartej umowy cywilnoprawnej przez co rozumiemy także wykonywanie obowiązków z zakresu BHP, rozliczanie wszelkich należności, zgłaszanie pracowników do odpowiednich urzędów czy archiwizowania akt osobowych. 3. w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z zawartą umową o pracę. 4. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, w tym przetwarzania danych do oceny zdolności pracownika do pracy.

Lp	Rodzaj procesu	Czas retencji
1	Pracownicy - rekrutacja	a) do momentu zakończenia rekrutacji, w przypadku wyrażenia zgody na udział w konkretnej rekrutacji; b) do momentu cofnięcia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, ale nie dłużej niż 1 rok.
2	Pracownicy - zatrudnienie	a) do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy o pracę m.in. zgodnie z art. 291 Kodeksu Pracy tj. co do zasady przez okres 3 lat, a w zakresie umów cywilnoprawnych m.in. zgodnie z art. 118 Kodeksu Cywilnego tj. co do zasady przez okres 3 lat; b) do momentu wygaśnięcia obowiązku ich archiwizacji tj. akta kadrowe archiwizowane są przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracownika pracy bądź okres do 10 lat m.in. dla umów zawieranych po 1 stycznia 2019 r.; c) dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora do czasu wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą jednak nie dłużej niż 5 lat
6	Kontrahent - formularz	a) 3 lata - w odniesieniu do danych osobowych, które zostały przekazane w formularzu
7	Kontrahent - zawarta umowa	a) trwania umowy oraz 5 lat od końca roku podatkowego – w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego, b) 3 lata – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, c) do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych.
8	Korespondencja elektroniczna	Do czasu ustania przydatności danych.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą następujące podmioty:

a/ firmy kurierskie, Poczta Polska S.A. w celu realizacji usług wysyłkowych,

b/ usługodawcy wykonywujący usługi w imieniu i na zlecenie Hol-Trade Sp. z o.o., tacy jak firmy informatyczne obsługujące kampanie e-mailingowe, kampanie sms, konkursy organizowane poprzez fanpaga Spółki i strony internetowe Spółki Hol-Trade,

c/ producent Diety 1:1 z siedzibą w Wielkiej Brytanii (Cambridge Weight Plan Limited. Stafford House, 10 Brakey Road, Corby, Northants NN17 5LU), jednak tylko i wyłącznie w przypadku zgłoszenia dobrowolnego uczestnictwa Pani/Pana w międzynarodowych konkursach organizowanych zarówno dla Kontrahentów Spółki jak i ich Klientów,

d/ narzędzia umożliwiające kontakt online, takie jak: Microsoft Teams, Clickmeeting, Zoom, Skype itp.,

e/ bankom - celem wypłaty wynagrodzeń,

f/ organom państwowym (np. ZUS, US i innym uprawnionym na podstawie przepisów prawa) - celem wykonania ciążących na administratorze obowiązków,

g/ podmiotom świadczącym dla nas usługi z zakresu pomocy prawnej, podatków lub usługi doradcze.

5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych, z wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt 4, podpunkt d/. W każdej chwili udzielimy Ci dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi Twój niepokój.

6. Pani/Pana dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami nie będą przechowywane „w nieskończoność”, lecz przez okres, który jest potrzebny do osiągnięcia ustalonego celu. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z istniejącą tabelą retencji danych. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych.

7. Posiada Pani/Pan prawo do:

a. dostępu do swoich danych osobowych,

b. sprostowania swoich danych osobowych,

c. usunięcia swoich danych osobowych,

d. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

e. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych jeżeli uprzednio wyraził(a) Pan/Pani taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Pana/Pani danych odbywa się na jej podstawie,

f. przenoszenia swoich danych osobowych,

g. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, zgodnie z art. 21 RODO.

Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:

a) istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw i wolności lub

b) istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r.

9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne w celu:

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji. Jednakże podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Twoje oczekiwania w zakresie korzystania ze strony internetowej, w celu skontaktowania się ze Spółką czy też skorzystania z oferowanych usług lub zakupu oferowanych towarów.

2. Niektóre z danych osobowych, takie jak imię i nazwisk lub firma, mogą być niezbędne do zawarcia umowy ze Spółką - bez podania tych danych zawarcie umowy nie będzie możliwe.

3. Jeżeli kontaktujesz się z nami w jakiejkolwiek sprawie podanie Twoich danych może być konieczne np. do udzielenia Ci odpowiedzi na zadane pytanie.

4. Jeżeli wymóg podania Twoich danych wynika z przepisów prawa, podanie danych jest Twoim obowiązkiem.

10. Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) tak, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje. Może się zdarzyć, że w przypadku przetwarzania danych w oparciu o „cookies” (ciasteczka) Pani/Pana dane mogą być przetwarzanie w sposób zautomatyzowany, jednak jedynie w celu realizacji usług marketingowych.